翻訳会社とのビジネスメールで最低限押さえなければならない4つのマナー

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翻訳家になるための最初の一歩としては、翻訳会社のトライアルを受けることですが、今まで全く翻訳の世界に触れたことがない人にとったらわからないことも多いでしょう。

浅野正憲

翻訳家としてデビューするには、翻訳会社から「この人に仕事を任せたい!」と評価されなければなりませんので、翻訳会社に失礼なことをしてしまうと、結局トライアルに受からず、仕事がもらえないという痛手を負うことになってしまいます。

 

また、翻訳会社とのメールのやりとりなどは、ビジネスの基本となるため、最低限のマナーを身につけておく必要があります。

今回は、翻訳トライアルの際に限らず、翻訳会社とのビジネスメールで、最低限抑えるべきマナーをご紹介していきます。

ビジネスメールはyahooやhotmailは使わない方がいい?

 

まず、メールアドレスは、Gmailか独自ドメインのメールアドレスを利用しましょう。

浅野正憲

これは、フリーメールを使っていると、大事な連絡が本当に届いているのか心配されますし、独自ドメインのメールアドレスをお持ちであれば、そこにお金がかかっているのは一目瞭然なので、信頼度も上がります。

 

Gmailは比較的広く普及しているので、他のフリーメールに比べるとGmailの方が信頼が高い。

「メールアドレスなんてなんでもいいんじゃないの?」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、これからビジネスとしてやって行くのであれば、個人で使っているメールと、ビジネス用のメールアドレスは分けた方がいいでしょう。

 

大事なメールを送る際にどのメールアドレスで送るのか、細かいことのようですが、知らずに、yahooやhotmailを使って、「この人わかってないな」と思われたら残念ですよね。

自分がどのメールアドレスを使っているのか一度確認しておきましょう。

件名はしっかりと短くわかりやすく書く

 

メールを送る際に、件名に「お世話になっております」「おはようございます。」とかだと、メールを見た時になんの要件かさっぱりわかりませんよね。

 

浅野正憲

件名がわからないとスルーされる可能性もありますし、相手が中身をわざわざ開くまで内容がわからないと言うことになるので、相手に失礼になります。

 

件名に何もないと相手も、「迷惑メールかな?」と思ってしまうので、件名にはしっかりと短くわかりやすい内容で書きましょう。

実際に、件名がしっかり書かれてなくて、そのままスルーされて音沙汰無しと言うことは少なくありません。

 

相手にしっかり読んでもらうためにも、適当に書かずに丁寧に書くように心がけましょう。

挨拶文と名前を名乗るのを忘れずに

 

メールの書きだしですが基本的には、

 

〇〇会社〇〇部 部長〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇です。

 

〜〜〜〜〜本文

—————————————- 
浅野正憲 
Mail:
Tell:0-0000-0000 
住所:〒100-0000 東京都○○区××町△番 
—————————————-

と言う形で大丈夫です。

浅野正憲

相手の会社名や役職名、お名前をしっかり書くこと、そして、挨拶文と自分の名前を名乗ること、これがビジネスメールの基本の形になりますので、しっかりと覚えておきましょう。

 

相手のお名前も書かず、挨拶分もなく、いきなり本文を書き始めてしまうと、相手に失礼になってしまいます。

なぜなら、書いてる方はその人に当てて書いているので、要件や内容はわかっているのですが、相手はメールを読んで初めてあなたからのメールだと気づくからです。

 

名前もなし、挨拶もなしということになると、「メールの送り方も知らないんだな」と思われてしまうので、しっかりと書くように注意しましょう。

最後に署名の欄も作って置くといいですね。

自分の名前、メールアドレス、電話番号、住所も書いて置くといいでしょう。

メールのやりとりは迅速に

 

こちらも当たり前のことなのですが、連絡がきたり、自分が連絡をする際は、できる限り迅速に対応するようにしましょう。

翻訳会社とのやりとりは基本的にネット上でのやりとりです。

 

浅野正憲

相手はあなたがどんな人間なのか、メールでしか判断できませんよね。ですので、素早くメッセージを返信するだけでも信頼されるわけです。

 

大事な要件ほど、相手も返信を待っていますし、返信が2日、3日たってもこないとなると、相手もちゃんと届いているのか不安になりますよね。

 

ですので、メールのやりとりはこまめにチェックして、なるべくは早めに対応するのがベスト。

まとめ

 

たかがメール、されどメールです。

翻訳会社とのやりとりは基本的にメールでのやりとりになりますので、実はここがかなり重要だったりするわけです。

 

浅野正憲

翻訳会社からして見れば、メールでのやりとりで、いかにこちらの言いたいことややって欲しいことを汲み取ってくれるかが重要なので、メールのやりとりはしっかり見られていると思って置いて間違いはないでしょう。

 

ただ、最低限のマナーさえ守っていれば、メールで落とされることはありません。

今回お伝えした内容をしっかり守って実践していただければ大丈夫です。

 

相手も「人」ですので、そのあたりを忘れずに最低限のマナーは守ってメールするようにしましょう。

 

 

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